Mais do que uma comemoração, a formatura simboliza o encerramento de um período de preparação para uma vida marcada por sonhos e esperanças. Para que tudo aconteça em grande estilo, é essencial ficar atento às datas em que devem ser contratados os profissionais que ajudarão a tornar essa celebração verdadeiramente inesquecível.

Dois Anos Antes

- Definir, por meio de assembléia, quais alunos vão compor a comissão de formatura e respectivos cargos, funções e responsabilidades.

- Selecionar os contatos de algumas empresas organizadores de eventos em guias e sites especializados.

- Visitar as empresas selecionadas para organizar o cerimonial e para realizar os serviços de foto e vídeo.

- Se possível, participar de festas oferecidas por essas companhias às turmas de outros cursos ou universidades. Desta maneira, será possível conversar com os próprios formandos sobre a qualidade dos serviços prestados.

- Averiguar toda a documentação das empresas escolhidas, com o contrato social, o CNPJ e a Certidão Negativa de Protestos (obtida em cartório de protestos). Pedir, ainda referências dos sócios e dos representantes, e pesquisar o tempo de atuação no mercado.

- Formalizar todos os contratos com as empresas selecionadas.

- Iniciar a arrecadação do dinheiro; quanto mais cedo, menor será o valor das parcelas.

Um Ano Antes

- Escolher o modelo do convite e elaborar as mensagens e os textos que serão inseridos nele.

- Definir os locais onde acontecerá o baile de gala, a colação de grau e o culto ecumênico. A antecedência de um ano é necessária, pois certos estabelecimentos são muito requisitados em determinados períodos do ano, com os meses entre Janeiro e Abril.

- Solicitar à empresa escolhida que fotografe os alunos. Esses retratos serão inseridos nos convites e aparecerão no telão. 

- Lembre-se de que aparência faz toda a diferença neste momento. Por isso, combine com a turma para que todos usem o mesmo tom de roupas, a fim de dar a sensação de uniformidade.

Seis Meses Antes

- Definir quantos alunos vão participar de todos os eventos e quais irão somente à colação de grau.  Adequar esse montante à cláusula referente do contrato.

- Eleger quem serão os homenageados durante a colação de grau, assim como o orador, o patrono e o paraninfo da turma. Se os alunos desejarem, este é o momento de escolher o funcionário homenageado e um nome que caracterize o grupo.

- Definir a cor do canudo em que será entregue o diploma e o tipo de beca a ser utilizada: modelo tradicional (com babados nos punhos) ou americano (com as mangas amplas).

- Fazer um balanço final dos contratos que foram firmados com os alunos, para saber, realmente, quantos irão se formar e se há casos de inadimplência.

Quatro Meses Antes

- Providenciar todos os textos que serão gravados nas placas a ser entregues aos homenageados.

Três Meses Antes

- Elaborar uma lista completa com o nome, o endereço, o e-mail e o telefone de cada formando, pois, com o término das aulas o contato entre a comissão e os demais alunos fica mais difícil.

Dois Meses Antes

- Fornecer uma lista com a altura e o peso de todos os formandos para a empresa contratada, para que as becas sejam providenciadas.

Um Mês Antes

- Fazer uma relação completa dos nomes dos formandos, dos professores e dos homenageados, e a forma correta de pronúncia de cada um.

- Agendar os horários do culto ecumênico e da cerimônia de colação de grau, caso esses eventos não ocorram nas dependências da instituição de ensino.

- Entregar os convites aos formandos.

- A comissão de formatura e a empresa contratada devem definir, junto, o cardápio da festa, o estilo da decoração e o mapa das mesas.

Uma Semana Antes

- Entregar as becas e os capelos a cada um dos formandos.

No Dia   

 - Divirta-se. Você Merece!!!

Redatora; Kelen Trevisam

Fonte: Matéria foi publicada da revista Guia de Formatura, Edição nº2 - Editora On Line. Pagina 08 e 09

Consultores: Isildinha Martins - Coordenadora de eventos institucionais da Universidade Metodista de São Paulo e Kadu Nogueira - Gerente comercial da empresa Iram Formaturas/SP.