Com tantas providências a tomar, é natural que certos questionamentos surjam à medida que o dia da formatura se aproxima. 

Confiram quais são as duvidas mais freqüentes e veja o que deve ser feito para evitar imprevistos de última hora.

1. A comissão de formatura deve ser formada por quantos alunos?

Para representar uma turma de até 30 estudantes, a comissão de formatura pode ser composta por cinco alunos, que assumiriam os cargos de Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro e (primeiro e segundo) Secretários.

Já grupo maiores requerem, além desses, mais formandos, que farão parte do conselho deliberativo e serão responsáveis pela comunicação com os outros alunos e pela organização dos eventos pré-formatura.

2. A comissão de formatura pode ser composta por estudantes de diferentes cursos?

Sim, e as funções devem ser distribuídas igualmente entre as turmas. Aliás, reunir em uma única ocasião, formandos de vários cursos é uma ótima idéia para diminuir o investimento financeiro que será feito por cada aluno, pois quanto maior o número de estudantes, menor é o custo individual da comemoração.

3. Com quanto tempo de antecedência a turma deve começar a pensar na formatura?

Alguns consultores de eventos sugerem que, logo ao entra na universidade, os alunos já comecem a planejar o que desejam para a formatura.

No entanto, o comum é que isso seja feito somente no 3º ano do curso, pois este período é suficiente para arrecadar dinheiro (por meio de mensalidades, rifas ou festa) e reservar os locais desejados.

4. O que deve ser checado no memento de formalizar o contrato com a empresa escolhida?

A primeira ação é verificar se as empresas contratadas são idôneas. Para isso, é indicado pedir a certidão negativa de cada companhia além de buscar referências e indicações de turma que tenham se formado anteriormente.

5. Caso o aluno já tenha assinado o contrato individual da formatura, mas queira pedir transferência de universidade, o que ele deve fazer?

Este caso, ele deve enviar um comunicado por escrito à empresa responsável pela organização do evento, se possível já com as cópias dos documentos de transferência e solicitar a devolução dos pagamentos efetuados.

É necessário, também, analisar ser existe alguma cláusula contratual que não permita o reembolso desse montante.

6. Quando iniciar o planejamento do convite?

Para evitar erros de ortografia e atraso na entrega dos convites, o ideal è que isso seja feito um ano antes das celebrações.

7. Quem organiza o roteiro dos eventos que fazem parte da formatura?

Por meio de assembléias, a comissão de formatura verifica com os formandos quais eventos farão parte da celebração.

Depois dessa etapa, a empresa contratada para o cerimonial, junto da comissão, verifica como essas decisões podem ser viabilizadas.

8. È necessário providenciar convites individuais para a cerimônia de colação de grau?

A cerimônia de colação de grau é aberta ao público e, portanto os convites individuais não são necessários, salvo em algumas exceções, que podem envolver a capacidade do local escolhido para a sua realização.

Para evitar constrangimentos, os alunos devem se informar com a comissão de formatura.

9. Qual é a função do orador?

Ele é um formando eleito pela turma para representá-la por meio de um discurso que narre a trajetória dos estudantes desde o ingresso no curso até o momento da formatura.

10.  Como eleger o patrono? E o paraninfo?

O patrono é uma autoridade ou um professor considerado como referência na área de atuação dos formandos. Já o paraninfo é o “padrinho” da turma, alguém bem próximo dos alunos.

11. Qual o prazo ideal para a empresa contratada entregar as fotos e o vídeo aos formandos?

Os ideais são 50 dias após a realização dos últimos eventos, geralmente o baile de gala. Mas é preciso verificar a cláusula contratual referente a esse assunto.

Da redatora: Beatriz Dias,

Fonte: Matéria da revista Guia de Formatura, / Edição n.º 2, / Editora On Line.

Dos consultores: Reinaldo Pedro, da Diferença Formatura e Eventos (RJ) e

Leonardo Gonçalves, da Foco Formaturas (GO)